LEXIQUE
DéFINITION: QU'EST-CE QU'un coffre-fort numérique ?
Qu’est-ce qu'un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique (ou coffre-fort électronique) est un espace de stockage virtuel qui permet de stocker des documents personnels / privés qui est accessible par un système d’identification très sécurisé. Le but est donc de protéger et stocker des données sensibles, comme on pourrait le faire dans un coffre-fort physique pour des objets de valeur ou des documents papiers importants.
De plus en plus d’entreprises mettent en place des coffre-fort numériques puisque cela permet de se conformer au RGPD et à la loi Travail. Avec ce coffre, le salarié pourra accéder à ses documents tels que ses bulletins de salaires numériques, mais pourra également en transférer lui-même pour les archiver.
Une fois dans le coffre-fort numérique, les documents seront scellés via signature électronique et pour y avoir accès, l’utilisateur devra renseigner son identifiant et mot de passe.
Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique ?
L’utilisation d’un coffre-fort numérique peut être un bon moyen pour stocker des documents sensibles ou encore des documents administratifs pour gagner de la placer et les sécuriser.
De plus, cela peut contribuer à donner une meilleure image de marque à l’entreprise puisque ce type de solution digitale a un impact positif sur l’environnement (en réduisant l’utilisation de papier) et facilite le quotidien des collaborateurs.
Mais le coffre-fort électronique offre encore bien d’autres avantages tels que le fait de pouvoir conserver aisément des documents dans le temps et sans risque de perte. Il permet également d’offrir une traçabilité des documents et surtout ils sont conformes aux normes légales puisque l’intégrité de ceux-ci est conservée.
À lire également : « Digiposte pour la dématérialisation des données RH »
Pourquoi choisir le coffre-fort numérique Digiposte ?
Afin de faciliter le quotidien des entreprises et de leurs collaborateurs, Digiposte a mis en place un coffre-fort numérique qui stocker et sécuriser les documents.
Le coffre-fort Digiposte est certifié par les normes suivantes :
- AFNOR NF Z42013 pour tout ce qui concerne l’enregistrement, le stockage et la restitution des documents,
- NF Z42025 pour la gestion des bulletins de paie électroniques
- ISO 15489 pour l’archivage des documents
En outre, Digiposte est un service de confiance qui offrira sécurité, confidentialité et pérennité du fait d’un stockage à vie des documents.
Concernant l’offre Digiposte Pro, celle-ci offre de nombreux avantages :
- 100% hébergé en France
- 1 To de stockage
- Mode hors connexion depuis un mobile
- Assistance en ligne et assistance téléphonique
- Partage de documents sécurisé
- Etc.